Przygotowanie i złożenie raportu z projektu badawczego

• Zapoznanie się z zakresem danych merytorycznych i finansowych wymaganych w danym raporcie: rocznym, okresowym i/lub końcowym.
• Sprawdzenie sposobu składania raportu: wersja drukowana i online albo tylko online.
• Sprawdzenie wymaganej liczby egzemplarzy.

Terminy składania raportów są określone w umowie o finansowanie projektu.

Przygotowanie raportu:

• w oparciu o określony schemat lub wzór raportu;
• w wymaganej wersji językowej;
• w dedykowanym systemie online lub – jeśli tak stanowi umowa – w wersji papierowej.

Konsultacje raportu:

• formalnie – z obsługą administracyjną;
• merytorycznie – z opiekunem merytorycznym, współpracownikami i wykonawcami;
• językowo – z native speakerem, jeśli jest to potrzebne;
• finansowo – z Sekcją Finansową na Wydziale i Kwesturą.

• Zablokowanie raportu w systemie oznacza brak dalszej edycji i nie zawsze automatyczne wysłanie go do instytucji finansującej.
• Jeżeli wymagana jest wersja papierowa, należy wydrukować raport w odpowiedniej liczbie egzemplarzy.

Kolejność podpisów:

1. kierownik projektu;
2. bezpośredni przełożony – kierownik katedry lub dyrektor instytutu, jeśli dotyczy;
3. Dziekan Wydziału;
4. pracownik odpowiedzialny za finanse projektu na Wydziale;
5. Pełnomocnik Kwestora na Wydziale;
6. pracownik właściwej sekcji w Kwesturze UW;
7. Kwestor lub Zastępca Kwestora;
8. Rektor lub Prorektor.

W obiegu wydziałowym często pośredniczy Sekcja Obsługi Badań, a w obiegu centralnym Biuro Obsługi Badań.

• Wysłanie raportu papierowego w wymaganej liczbie egzemplarzy i z wymaganymi podpisami – pocztą, najlepiej listem poleconym lub poleconym za potwierdzeniem odbioru.
• Wysłanie raportu elektronicznego za pomocą dedykowanego systemu – po wysłaniu powinien zmienić się jego status.

W przypadku NCN termin jest zachowany, jeżeli przed jego upływem dokument w formie pisemnej zostanie nadany w polskiej placówce pocztowej wyznaczonego operatora.